Pozn.: Excelový soubor s nástrojem pro provedení SMS GA je volně ke stažení v závěru tohoto článku.

Obrázek č. 1: SMS GA Checklist. Nástroj je ke stažení v závěru tohoto článku.

V rámci zavádění SMS do provozu organizací působících v prostředí letectví byla před lety skupinou odborníků z ICAO a EASA vymyšlena tzv. SMS Gap Analysis (dále jen jako „SMS GA“), česky známá pod pojmem SMS rozdílová nebo také diferenční analýza a dosud se aktivně používá. Dnes ji najdeme publikovanou jako jednu z příloh v ICAO Doc 9859. Lze ji s výhodou použít nejen na zavádění SMS, ale velmi často při auditních i jiných podobných kontrolních a monitorovacích činnostech v oblastech SMS. Nemusí být použita celá. Dají se zcela nezávisle na sobě použít i jen vybrané segmenty, aniž by to žádalo dílčí úpravy nebo se celá analýza zhroutila a muselo se začít tzv. ab initio.

Zde je k dispozici SMS GA přepracovaná do formy živého, interaktivního počítačového nástroje, který je schopen okamžitě podat přehled o stavu SMS, jeho vyspělosti a výkonnosti. Nástroj umí podat jasnou, stručnou a přehlednou odpověď vedení firmy na otázku, „jak to máme se SMS“. Ale zároveň jde do dílčích detailů pro ty, kteří budou řešit jednotlivé prvky při zavádění a výstavbě SMS ve své společnosti. Analogicky, aby se nástroj dal lehce a bez zásadních úprav využít při rekonstrukci již stávajícího implementovaného SMS v rámci neustálého zlepšování systémů, procesů a postupů.

Popis nástroje SMS GA a jak s ním pracovat

Filozofie SMS GA a její obecný popis

Celá SMS GA kopíruje známou strukturu SMS a ke každé oblasti pokládá sadu otázek. Jedná se o dílčí jednotlivé otázky formulované tak, aby na ně existovala odpověď na škále ANO – NE – ČÁSTEČNĚ.

Odpověď „ANO“ znamená, že daný dotazovaných prvek je v letecké organizaci/společnosti/firmě zaveden, používá se a je všeobecně vnímám na úrovni běžného provozního využití. V odborné letecké praxi se vžilo anglické sousloví „documented and properly implemented“, které se volně překládá do češtiny jako „zdokumentováno a řádně zavedeno“.

Odpověď „NE“ pak znamená, že daný prvek zcela chybí nebo je zaveden chybně, nebo je dle názoru respondenta či míry přísnosti hodnotitele natolik špatně a nefunguje, že zkrátka jako by nebyl.

Odpověď „ČÁSTEČNĚ“ je jakýmsi mezistupněm mezi „ANO“ a „NE“ a důvody mohou být různé. Například daný prvek je sice pěkně v příslušné dokumentaci popsán, ale nikdo s ním fyzicky nepracuje, natož aby jej vykonával.

SMS GA formou počítačového nástroje těží z jednoduchosti, přehlednosti a rychlosti provedení. Proto jsou otázky formulovány tak, aby se na ně dalo odpovědět na škále „ANO – NE – ČÁSTEČNĚ“ a to bez dalších doplňujících informací nutných pro odpověď či nutnosti položit jakékoliv další dílčí „pod-otázky“.

Tabulka č. 1 podává vymezení definic možných odpovědí, včetně číselné hodnoty ve smyslu, na kolik procent „je splněno“, tedy do jaké míry je daný požadavek interpretovaný otázkou prakticky naplněn.

Podoba programu

Obrázek č. 2a: SMS GA Checklist s rozpadem všech otázek

Počítačový nástroj SMS GA byl vytvořen v programu Microsoft Excel, s využitím běžných funkcí v rámci jednoho sešitu. Záměrně se skládá z více listů, aby umožnil okamžité zobrazení stavu po zadání či editaci údajů v hlavním listu s názvem „SMS GA Checklist“. Ten plní roli jakési řídící knihovny dat pro grafické výstupy na dalších listech.

Z obrázku výše plyne rozdělení otázek přesně podle čtyř pilířů a k nim příslušných elementů. Ty se poté ještě dále rozpadají na nižší tematické podsestavy.

Obrázek č. 2b: SMS GA Checklist s rozpadem všech otázek

Hlavní list „SMS GA Checklist“ obsahuje krom samotných otázek dvě utilitky nesoucí rychlou informaci o stavu implementace/ kondici SMS:

Celkový přehled – ukazuje dosažení tzv. implementačního skóre, které jednoduše řečeno udává počet „ANO“, „NE“ a „ČÁSTEČNĚ“.
Grafický výstup celkového přehledu – zde byl záměrně zvolen koláčový graf pro lepší „proporční“ vnímání ryze „číselné“ informace počtu „ANO“, „NE“ a „ČÁSTEČNĚ“. Zcela účelně byly vybrány také barvy grafu. Volba červené, zelené a oranžové barvy má evokovat v člověku chování známé ze silničního provozu nebo varovných systémů.

Zelená = je to v pořádku, lze pokračovat dále a žádný zásah není vyžadován.
Oranžová = měj se na pozoru, něco se děje nebo bude dít, resp. vypadá to na zásah.
Červená = stop, výstraha, něco je špatně, neprodleně konej, okamžitě jednej.

Pokud se týká kvantitativního škálování, tak v případě odpovědi „ANO“ se vždy přiřazuje hodnota 100 %, analogicky pak k odpovědi „NE“ hodnota 0 %. Nemá smysl u odpovědí typu ANO/NE řešit, do jaké míry jsou nebo nejsou splněny. Tím se ztrácí drahocenný čas potřebný pro jinu otázku. Tento problém řeší volba odpovědi „ČÁSTEČNĚ“, která disponuje možností ručního zadání číselné hodnoty v rozsahu 1 % až 99 %. Tím lze postihnout všechny stavy a také poté zobrazit vývoj.

Program je vybaven dvojí úrovní zobrazení a lze si ji představit jako „zoom“.

Pokud ponecháte formu zobrazení na úrovni 4 pilířů a jejich elementů, program zobrazí listy s názvem (graf) „Pilíř 1“ až „Pilíř 4“ celkový stav implementace SMS v rámci daného pilíře do úrovně elementů.

Jestliže ale zvolíte možnost až na nejnižší možnou úroveň, tedy „zaostřeno“ až na jednotlivé otázky, ty samé listy (graf) „Pilíř 1“ až „Pilíř 4“ vykreslí úrovně naplnění požadavku, tedy splnění otázky v detailu postupně až do cílového stoprocentního stavu „ANO“.

Interpretace sloupcovými grafy byla zvolena v duchu logiky SMART, aby cíle byly specifické, měřitelné, dosažitelné, realistické a časově ukotvené. Jde o snahu všem účastníkům a řešitelům projektu zhmotnit „mety“ (cíle) formou dosažení „stropu“ v podobě hodnoty 100 % pro všechny sloupce.

Závěr

Závěrem Vám dávám počítačový nástroj pro provedení SMS GA volně ke stažení a editaci.

Tím, že je „živý“, lze jeho části vyplňovat postupně a měnit dle potřeby. Pokud je při prvotní analýze daná otázka zodpovězena Vedoucím bezpečnosti (tedy Safety Managerem) jako „NE“, lze přes opakovanou funkci změny procentní hodnoty v políčku „ČÁSTEČNĚ“ monitorovat vývoj, resp. průběh postupu řešení.

Jestliže navíc počítačový nástroj doplníme o další pole, sloupce a funkce s rolemi např. čas, limit splnění na požadovanou úroveň, vykonavatel daného konkrétního úkolu coby řešení, posouvá se SMS GA z roviny „jak na tom jsme se SMS“ do roviny „jak se nám daří stavět naše nové SMS“ nebo také „jak se nám daří či nedaří vylepšovat naše stávající SMS“.

SMS GA provádí často Vedoucí bezpečnosti, ale realizaci změn, které z ní vyplynuly, už sám nikdy neprovede a ani to není jeho úkolem. Bez aktivní spolupráce s kolegy ze všech částí své letecké společnosti a mnohdy i zapojení samotného provozního personálu se prostě neobejde. Vždy velmi záleží na velikosti, složitosti a potřebách dané organizace.

Někdy totiž postačí tzv. hnout s příručkou – dopsat postup, provést aktualizaci zastaralého obsahu apod. Ale někdy se musí hnout s lidmi a jejich mentalitou, pracovními zvyky, přístupem, uvažováním, což tradičně bývá to nejtěžší.

I o to se snaží SMS GA. Umožňuje zhmotnit a jednoduše interpretovat realitu a přehledně vytyčit, čeho chceme v oblasti bezpečnosti skutečně dosáhnout, včetně představy o tom, za jakou cenu a jakými prostředky

Stáhnout SMS GA (xlsx)

Autorkou článku je naše lektorka Kateřina Anna Peterková (roz. Petřeková), auditorka aplikace letecké legislativy, systému sledování shody a řízení provozní bezpečnosti.

Mohl by Vás zajímat její e-learningový kurz o základech Safety Management Systemu v letectví, případně kurz o provozování organizací SPO. Prohlédněte si náhledové lekce zdarma na naší vzdělávací platformě AirGuru.cz Online.

ℹ️ Naše další služby pro letecké organizace nabízíme v sekci Pro organizace.

Nástroj pro Vás: SMS Gap Analysis

Popis nástroje SMS GA a jak s ním pracovat

Filozofie SMS GA a její obecný popis

Podoba programu

Závěr